Googleドライブとは？初心者向けにわかりやすく使い方を解説

近年、企業の間で普及しているクラウドストレージサービスですが、その中でも特に導入している企業が多いのが「Googleドライブ」です。しかしまだ使ったことが無い方や、導入していない企業も多くあります。

そこで本記事ではGoogleドライブができることや使い方について詳しく解説していきます。

この記事の監修者

青山　雄基

DX推進エキスパート

ITツールの導入・運用から経営戦略の立案まで、幅広い専門知識と経験をもってあらゆるDX化に従事しています。

この記事を書いた人

津田　恭兵

2年前からRPA開発に携わっており、各企業のRPA開発と自社の業務効率化に従事しています。

Googleドライブとは

Googleドライブとは、Googleが提供するクラウドストレージサービスを指します。クラウドストレージサービスとは、クラウド上に様々なファイルを保存・編集ができるストレージサービスです。クラウドストレージサービスで有名なのが「Dropbox」や「One Drive」といったサービスが挙げられます。

使い方

GoogleドライブはGoogleアカウントを作ればすぐに使い始めることができます。もちろんプランによって保存容量の上限は変わりますが、無料プランでも15GBまで使うことができますので、まずは無料で試してみましょう。

Googleドライブはファイル共有機能が充実しており、文書や画像などのファイルに複数のデバイスからいつでもアクセスすることができるようになります。そのため、SDカードやUSBメモリなどを使う必要なく、簡単にデータ共有が可能となります。

もちろんアクセス制限や編集権限などの設定もできるため、個人利用だけでなく企業で使うことも可能です。

【例】実際の使い方

では実際にGoogleドライブはどのような場面で使われているのでしょうか？具体例をご紹介します。

会議資料の共有

Googleドライブを使うことで、ドライブ上にアップロードされたファイルへすぐにアクセスすることができます。

そのため、わざわざ会議用の資料を人数分印刷する手間がなくなり、共有にかかる時間を大幅に短縮させることができ、紙のコストも削減できます。

また、テレワークなどでWeb会議をする際もGoogleドライブを使えばファイル共有を簡単に行うことができます。

外出先でのファイル編集

Googleドライブにアップロードされたファイルは、ネット環境さえあればいつでもどこでもアクセスできます。もちろんPCだけでなくスマホからもアクセスできます。

例えば外で書類の編集が必要になったりした際も、Google ドライブにファイルをアップロードしておけば、外出先でもそのまま編集することができます。

【ログイン方法】実際に使ってみる！

それではGoogleドライブを実際に使ってみましょう。
利用開始までの流れをスクリーンショットを用いて解説していきます。

Googleドライブへは、Googleにログインした状態でトップページの右上にあるボタンからアクセスすることができます。

ドライブをクリックすると次のようなページに移ります。こちらがGoogleドライブのトップページになります。

無事Googleドライブを開くことができれば、あとはお好きなファイルをアップロードするだけです。

アップロード方法はドラッグアンドドロップか、画面左上の「+新規」というボタンからアップロードすることができます。

アカウントがない場合は？

アカウントがない場合は、Googleアカウントを作成すればすぐに使うことができます。

Googleアカウントは無料で作成することができますので、まずはアカウントを作成してみましょう。

Googleのトップページから、右上のログインボタンをクリック。

左下のアカウント作成をクリックして、必要情報を入力すれば簡単に作成できます。

Googleアカウントを作り終えたら、上記のようにGoogleトップページの右上ボタンからドライブへアクセスできるようになります。

ファイルを作る

Googleドライブでは様々なファイルの作成をすることができます。特に企業でも使われることが多いのが「Googleスプレッドシート」です。

Googleドライブのトップページにて右クリックをすると以下のメニューが開きます。

メニュー内の「Googleスプレッドシート」をクリックすると、新しいスプレッドシートが作成されます。

何も編集しない場合はドライブに保存されませんので、シート名を変更するか、セルに何か入力するとドライブ上に保存されます。

このような流れでドライブ上にファイルを作成することができます。

Googleスプレッドシートの使い方についてはコチラで詳しく解説しております。

保存方法

ドライブ上にあるファイルをダウンロードする方法について解説します。

Googleドライブ内の任意のファイルの上で右クリックをすると、以下のようなメニューが開きます。

メニュー内のダウンロードボタンをクリックすればPC本体へダウンロードできます。

また、スマートフォンの場合は以下のような操作方法になります。(iPhoneアプリで解説)

まずはアプリを開き、ダウンロードしたいファイルをタップします。

「…」のアイコンをタップします。

するとメニューが開きますので、「アプリで開く」をタップします。

「ファイルに保存」をタップすれば本体にファイルをダウンロードすることができます。

削除方法

続いてはファイルの削除方法について解説します。

削除したいファイルの上で右クリックするとメニューが開くので、メニュー内の「削除」ボタンをクリックすると、Googleドライブの「ゴミ箱」へ移動します。

ゴミ箱へ移動したファイルは完全に削除することもできますが、30日以内であれば元に戻すことも可能です。

コピーする方法

Googleドライブ内のファイルは簡単にコピーを作成することができます。

複製したいファイルの上で右クリックし、メニュー内の「コピーを作成」ボタンをクリックするだけで、同じファイルが作成されます。

フォルダを作成して整理する

ドライブ内のファイルが多くなってしまったときには、フォルダを作成して整理することができます。

ドライブ内で右クリックし、メニュー内の「新しいフォルダ」ボタンをクリックするとフォルダを作成することができます。

作成したフォルダは画面左にリスト化されるので、すぐにアクセスすることができます。

社内で共有する

もしGoogleドライブを企業で利用する際に、複数人が個別のGoogleアカウントを利用している場合は「マイドライブ」内のデータは共有されません。なぜかというと「マイドライブ」はあくまでも個人のストレージ領域なので、他のアカウントからは入ることができません。

そこで、複数のアカウント間でデータ共有ができる「共有ドライブ」を使うことで、個別のアカウント間でも簡単にデータ共有をすることができます。

まずは共有したいファイルの上で右クリックし、メニュー内の「共有」ボタンをクリックします。

共有先のGoogleアカウントを入力するか、リンクをコピーしてそこからアクセスしてもらうことで簡単に共有することができます。

また、共有ファイルの編集権限をユーザーごとに設定することができますので、勝手に書き換えられたりしないよう対策することもできます。

このように、Googleドライブを使えば社内共有も迅速かつ安全に行うことができます。

アクセスできない!?

Googleドライブには「アクセス権」を設定することができます。

そのため、アクセス権が付与されていないアカウントで開こうとした場合、アクセスがブロックさせる仕組みになっています。

ファイルにアクセス権が設定されていて、アクセスが許可されていないアカウントで開こうとすると次のような画面が出てきます。

「アクセス権限をリクエスト」ボタンをクリックすると、ファイルの管理者にリクエスト通知が届きます。

この通知がきたら、管理者側でアクセス権限を付与することができます。

また、アクセス権にも種類があり、与えられる権限によって可能な操作が異なります。

このように、ファイルへのアクセスを制限することによって不要なアクセスを除外し、セキュリティを高めることができます。

One Driveとの違い

「One Drive」とは、Microsoft社が提供しているクラウドストレージサービスです。Googleドライブと同じく無料で利用で始めることができ、様々なOS、デバイスで利用可能なサービスです。

両者ともに非常に似ているサービスといえますが、主な違いについてはこのような点が挙げられます。

Googleドライブは15GBまで無料で使えるのに対し、One Driveは5GBが上限となっています。よって無料プランに関してはGoogleドライブに軍配が上がるといえます。

しかし、有料プランに関してはGoogleドライブが100GBの容量が月額250円なのに対し、One Driveは同じ100GBが月額229円で使えるため、若干ながらOne Driveのほうがコストを抑えることができます。

そして、独自の機能に関してですが、まずGoogleドライブには「Googleスプレッドシート」や「Googleドキュメント」などのツールが無料で用意されています。ExcelやWordといったツールに変わるもので、リアルタイムで共有・編集を行うことができます。

また、Androidを搭載したスマートフォン限定ではありますが、Googleドライブのアプリで紙媒体をスキャンすることができます。スキャンしたデータはPDFとしてドライブに保存することができます。

一方One Driveに関してですが、専用アプリをPCにインストールすることで、エクスプローラーから簡単にアクセスできるようになります。Macにも対応しており、Finderからアクセスすることができるようになるので、ファイル保存・共有をより簡単に行うことができます。

このように両者とも独自の機能を備えており、どちらのサービスが優れているかについては使う人や目的によるでしょう。似ているサービスとはいえそれぞれのメリットがありますので、利用する前にはしっかりと比較することが重要といえます。

まとめ

本記事ではGoogleドライブの機能や特徴などについて解説しましたがいかがでしたでしょうか？

従来は物理的なハードディスクにデータを保存するのが主流でしたが、近年ではクラウドストレージを導入する企業が増えてきています。

ファイル共有などが簡単になり利便性が増す反面で、セキュリティに関してはより気を付けなければいけません。機密情報を誤ってアップロードしてしまったり、アクセス制限をかけ忘れてしまったりなどリスクもありますので、クラウドストレージの導入を検討している場合は、まず無料プランで試してみましょう。