【2023年版】パワーポイントの使い方を画像付きで解説

資料を作るためのソフトとして多くの人に選ばれているのが「PowerPoint」です。

しかし、「資料の作成を依頼されたけど使い方がわからない…」「見やすいデザインの作り方がわからない…」などのお悩みの声もあります。

本記事では、パワーポイントの基本操作から応用的な使い方まで解説していきます。まだパワーポイントを使ったことがない方も、ぜひ本記事を参考にしてみてください。

【初心者向け】パワーポイントの基本機能の使い方

パワーポイントとは、ExcelやWordなのでおなじみのMicroSoft社が開発している、資料作成のために作られたツールです。

資料を作るための機能が充実しており、図やグラフなども簡単に作成・挿入することが可能です。また、スライドショー機能が付いているので、そのままプレゼンすることも可能であり、図やスライドの切り替え時にアニメーションを追加したりすることもできます。

まずはパワーポイントの基本機能を解説していきます。

Step1.スライドの作成と追加

まずはスライドの作成と追加方法について解説します。スライドとは本でいうページのことであり、1枚の面をスライドと呼びます。

まずは、パワーポイントを起動した際のスタート画面にて「新しいプレゼンテーション」をクリックします。

次に「新しいスライド」をクリックすることで、新しいスライドが追加されます。

Step2.文字入力

続いては文字入力について解説します。

画面上部の「挿入」タブを選択し、「テキストボックス」をクリックすると、選択した範囲内に文字を入力することができます。

画面上部のバーからフォントや文字の大きさ、文字色などを変更することができます。

▼フォントの選択

▼文字色の選択

また、「図形の書式」タブを開くと、文字に影や光彩といった特殊効果を付けることができます。

このように、パワーポイントでは入力した文字を様々な形にカスタマイズすることができます。ただし、必要以上に効果を付けすぎると、かえって文字が読みにくくなってしまう恐れもあるので注意しましょう。

Step3.図形の挿入

続いてはスライドに図形を挿入するやり方について解説します。

画面上部のバーの「挿入」タブを開き、「図形」をクリックすると様々な形の図形を挿入することができます。

ここまでに解説した文字のカスタマイズと図形の挿入を使うことで、すっきり見やすいスライドを作成することができるようになります。

テンプレートからスライドデザインを適用する

とりあえず図形などを使って資料を作ってみたけれど、シンプルすぎて何か物足りないと感じることもあるでしょう。

そんな時に使えるのが「テンプレート」という機能です。

この機能はパワーポイントであらかじめ用意されているデザインテンプレートを使って、入れたい文字や画像を差し込むだけで簡単にデザイン性の高い資料を作成することができます。

テンプレートの使い方は、まずパワーポイントを開いたら画面左部の「新規」をクリックします。

テンプレートの一覧が出てくるので、好きなテンプレートを選択し「作成」ボタンをクリックします。今回は「汎用的なプレゼンテーション」を使って解説していきます。

すると、選択したテンプレートのスライドが表示されますので、編集したい箇所を選んで編集しましょう。

テンプレート機能を使うことで、きれいにデザインされたスライドを簡単に作成することができます。

ただし、プレゼンで資料を使う場合はあまりごちゃごちゃしていないシンプルなテンプレートを選ぶことが望ましいです。

【表紙作成】タイトルを付ける

資料を作成する上で欠かせないのが「表紙作成」です。

表紙は読み手が最初に目にする部分であり、資料に対する興味を引き付ける重要な存在といえます。

続いては、表紙の作成方法について実際に作っていきながら解説していきます。

Step1.表紙スライドを作成する

まずは新規作成をクリックし、画面上部の「新しいスライド」をクリックします。

すると、レイアウトが選べるので好きなレイアウトを選んでスライドを作成します。

文字を入力し、ロゴや図形等を差し込んだら表紙スライドの完成です。

また、画面上部の「デザイン」タブをクリックすると、先ほど解説したテンプレートを使って表紙を作成することができますので、ぜひ活用してみてください。

Step2.表紙に入れるべき項目

先ほどもお伝えしたように、表紙は最初に目にする「顔」のような存在です。そのため、以下の項目は表紙に入れるべきとされています。

• タイトル・サブタイトル
• 資料の作成者情報
• 作成日
• 宛先情報

だいたい上記の項目は表紙に入れるべきですが、社内向けなのか社外向けなのかなど、資料によって変わりますので適宜変更しましょう。

タイトル・サブタイトル

タイトルはどんな資料なのかを一言で表した部分で、サブタイトルにより具体的な補足情報を入れるのがおすすめです。特に、社外向けの資料のタイトルは読み手の興味を引き付ける重要な部分になります。そのため、長すぎたり読みにくい文章は避けるのが賢明です。

資料の作成者情報

社外向けの資料を作成する場合、誰が作成した資料なのか(会社名、部署名、担当者名など)を明記しておくといいでしょう。読み手側が資料の内容に関心を持ち、提案者へ連絡をしたい場合などもスムーズに連絡先を確認することができます。

表紙に作成者情報を記載するだけで商談のチャンスが増えるかもしれません。

作成日

この資料はいつ作成されたのかという情報も記載する必要があります。特に社内用の資料やダウンロードコンテンツとして公開する資料などは、どの資料が最新なのかがわからなくなってしまう可能性があります。

そのため、いつ時点で作成されたのかはすぐに確認できるようにしておくことが重要です。

宛先情報

営業用資料などの社外向けのプレゼン資料は、提案先の会社名や担当者名を入れることが望ましいです。

「○○(会社名) ○○部 ○○様(担当者名)」といった形式で表紙に追加することで、一目で誰に読んでほしいのかを伝えられることができ、読み手側に丁寧な印象を与えることができます。

社外向けの資料を作成する場合はこちらも念頭に入れておきましょう。

表を作成する

資料を作成していく中で、表にまとめるとより見やすくなるものもあります。

表といえばExcelを使うことが多いですが、パワーポイントでも表を簡単に作成し、資料に挿入することができます。

続いては表の作成方法について解説していきます。

Step1.範囲指定で作成する

画面上部の「挿入」タブから「表」を選択します。すると、マス目が出てきますので好きな範囲を選択してクリックします。するとスライド内に指定した大きさの表が挿入されます。

Step2.列や行を追加する方法

作成した表に行や列を追加したい場合は、追加したい位置のセルを選択した状態で「レイアウト」タブを開き、「行と列」グループ内のボタンをクリックします。すると、選択したセルの位置に列、または行が追加されます。

Step3.表罫線の変更と削除方法

作成した表に罫線を追加したり削除したい場合は「テーブルデザイン」タブを開き、「罫線の作成」グループ内のボタンをクリックします。

「罫線を引く」を選択し、罫線を追加したい箇所をマウスでなぞると、なぞった箇所に罫線が追加されます。

「消しゴム」を選択し、消したい罫線をマウスでなぞると、なぞった罫線が削除されます。

Step4.表に文字入力する

表に文字を入力するには、入力したいセルを選択してそのままキーボードで入力します。

セル内で改行したい場合は通常通りEnterキーで改行できます。Tabキーを押すと右のセルに移動、Shift+Tabを押すと左のセルに移動、矢印キーで押した方向に移動します。表を削除したいときは、表自体をクリックしてBackspaceキーかDeleteキーを押すと削除できます。

Step5.表のデザインを変える

パワーポイントでは表のデザインテンプレートも用意されており、簡単に適用させることができます。

「テーブルデザイン」タブを開き、「表のスタイル」グループにて選択できます。

それぞれのデザインにマウスポインターをか重ねるとそのデザインのプレビューが表示されます。

また、テンプレートを適用しなくても好きな色やデザインを個別でカスタマイズすることもできます。

まずはデザインを変更したい範囲をドラッグで選択します。

同じく「テーブルデザイン」タブを開き、「塗りつぶし」や「効果」をクリックすることで特定の箇所だけデザインを変更することができます。

表の大きさや列・行の幅等も自由に変更することができます。

大きさを変更したい表をクリックし、枠線の上にマウスポインターを重ねると↔表示になるので、そのままドラッグで好きな大きさに変更することができます。

これらの機能を使うことで、より見やすい表を作成することができますので、ぜひ使ってみましょう。

グラフを作成する

数値や割合の比較データなどはグラフを使うことでより視覚的に伝わりやすくなりますが、パワーポイントでは様々な種類のグラフも簡単に挿入することができます。

• 棒グラフ
• 折れ線グラフ
• 円グラフ
• 散布図・バブルチャート
• ヒストグラム

これらのグラフを用途に合わせて活用することでより優れた資料を作成することができます。

Step1.グラフを作る

まずはグラフの作成方法について解説していきます。

画面上部の「挿入」タブから「グラフ」ボタンをクリックします。

すると、「グラフの挿入」ウィンドウが出てきますので、その中から挿入したいグラフを選んで「OK」ボタンをクリックします。(※本記事では集合縦棒グラフを作成します。)

グラフを選択すると、選択したグラフと「Microsoft PowerPoint 内のグラフ」というグラフ化するためのテーブルデータが表示されます。

表示されたテーブルデータは項目によって色分けされており、ドラッグで範囲を調節することができます。

青枠内の数値を打ち込んでいけば、グラフの中身を変更することができます。

データの入力が終わったら×ボタンで閉じればグラフができます。

グラフのタイトルに関しては、タイトル部分をクリックしてそのままキーボード入力で変更できます。

Step2.グラフの種類を変更する

「グラフの種類の変更」ボタンをクリックすると、グラフの種類を変更することができます。

また、「色の変更」ボタンをクリックすると、グラフの色も変更することができます。

「グラフ スタイル」グループをクリックするとデザインテンプレートを適用することができます。

Step3.グラフデータを変更する

また、作成済みのグラフを編集するには、編集したいグラフを選択した状態で「グラフのデザイン」タブを開きます。

「データの編集」ボタンをクリックすると、データ編集用のウィンドウが表示されます。データを変更したい場合は、グラフ作成時と同様に数値を変更して×ボタンで閉じると反映されます。

このように、パワーポイントではグラフも簡単に作成することができますので、ぜひ活用してみましょう。

【簡単】アイコンの挿入方法

パワーポイントでは多くのアイコンが用意されており、スライドに自由に挿入することができます。

まずは「挿入」タブを開き「アイコン」ボタンをクリックします。

ボタンをクリックすると「ストック画像」というウィンドウが出てきます。

検索窓からアイコンを検索したり、カテゴリーから絞り込むこともできるようになっています。

アイコン上にマウスポインターをかざすとチェックボックスが出てくるので、挿入したいアイコンを選んで「挿入」ボタンをクリックします。するとスライド上にアイコンが表示されます。

写真を貼り付け・挿入する方法

パワーポイントでは、写真の貼り付けも簡単に行えます。

Step1.パソコン内の写真を挿入する

まずはパソコン内に保存されている写真を挿入する方法ですが、「挿入」タブを開き、「画像」ボタンをクリックして「このデバイス」をクリックします。

「図の挿入」ウィンドウが出てきますので、挿入したい写真を選択して「挿入」ボタンをクリックすると、スライド内に写真を挿入することができます。

Step2.ストック画像を挿入する方法

パワーポイントでは、パソコン内に保存している写真以外も挿入することができます。

「挿入」タブを開き「画像」ボタンをクリックして「ストック画像」をクリックすると、ストック画像の一覧が表示されます。

検索窓で好きな画像を検索したり、カテゴリーごとに絞り込むこともできます。

先ほど解説したアイコンと同様に、挿入したい画像を選択して「挿入」ボタンをクリックすれば、スライドに画像が挿入されます。

Step3.オンライン(ネット上の画像)から探す方法

ネット上から画像をダウンロードしてスライドに表示させることも可能です。

「挿入」タブを開き「画像」ボタンをクリックして「オンライン画像」をクリックすると、画像カテゴリの一覧が表示されます。

好きなカテゴリーをクリックすると画像の一覧が表示されます。

挿入したい画像を選択して「挿入」ボタンをクリックすると、スライドに選択した画像が挿入されます。

ただし、オンライン画像を使う上で注意しなければならないのは、画像に著作権が付与されているものもあります。そのため、画像が利用していいのかをあらかじめ確認する必要があります。

確認する方法は、画像の上にマウスポインターをかざすと「…」が表示されるのでそれをクリックします。すると出典元のサイトが出てきますので、そのサイトにて著作権について確認してみましょう。もしフリー素材などで配布されている場合は問題なく利用できますが、画像の利用を禁じられている場合もありますので注意しましょう。

また、画像にはクリエイティブ・コモンズというライセンスが付与されているものがあります。

オンライン画像の検索時に「Creative Commonsのみ」というチェックボックスがありますので、それをチェックした状態で検索すると、クリエイティブ・コモンズのライセンスが付与されている画像のみを検索することができます。

オンライン画像を使用するには著作権に注意して使うようにしましょう。

また、ストック画像であればライセンス関係なく自由に利用可能ですので、著作権が心配という方はストック画像を利用しましょう。

Step4.拡大縮小方法

挿入した画像の拡大縮小は、画像をクリックして端をドラッグすると自由に大きさを変えることができます。

Step5.画像の切り抜き方法

挿入した画像は切り抜くこともできます。挿入した画像を選択した状態で右クリックし、「トリミング」をクリックします。

トリミングしたい範囲を選択し、Enterキーを押すとトリミングされます。

目次を挿入する

ここまでがパワーポイントの基礎的な部分についての解説となります。資料作成の基本といえる部分となりますのでしっかり押さえておきましょう。

では最後に、ここまで作成した資料に目次を追加していきましょう。目次を追加することで資料の全体像を掴みやすくなり、後で資料を見返した時にもどのページに何が書いているのかを理解しやすくなります。

まずは表紙の次にページに新しいスライドを作成します。

タイトルを「目次」に書き換えて、「表示」タブの「アウトラインを表示」をクリックします。

作成したスライドのタイトル部分がリストアップされます。

サブタイトルの部分は不要なので、右クリックをして「折りたたみ」から「すべて折りたたみ」をクリックすると、タイトルのみの表示になります。

目次にしたいタイトルを選択してCtrl+Cでコピーします。

目次を作成するページにて、「挿入」タブを開き「テキストボックス」をクリックして先ほどコピーしたタイトルを貼り付けします。

目次にしたいページを入力し終えたら、行間やフォントサイズを整えます。行間は「ホーム」タブを開き、赤枠の部分をクリックして調整可能です。

見た目を整えたら、タイトルの末尾に、Tabキー+ページ番号を入力します。

続いてページ番号を右端に揃えます。まず「表示」タブを開き「ルーラー」にチェックを入れるとルーラーが表示されます。

目次部分のテキストを全て選択した状態で、ページ番号を移動させたい位置までルーラーをドラッグすると、ページ番号が移動します。

続いてタイトルとページ番号の間に点線を追加します。先ほど入力したTabの両端に半角スペースを入力します。

Tab部分を選択した状態で「ホーム」タブを開き「フォント」グループ内の右下の矢印をクリックすると、「フォント」ダイアログボックスが出てきます。

「下線のスタイル」で好きな下線を選択し、「文字飾り」は「上付き」で相対位置を40%程に設定するとちょうどいい位置に下線を引くことができます。

あとは全てのタイトルに下線を引き、位置を調整したら目次の完成です。

パワーポイント資料を共有する

作成した資料はOneDriveで簡単に共有可能です。

まず、パワーポイントを開き、共有したいファイルを右クリックし「共有」をクリックします。

共有するOneDriveを選択し、ファイルをアップロードします。

アップロードが終わったら以下の画面が表示されますので、共有相手のメールアドレスを入力して「送信」ボタンをクリックします。

また、鉛筆マークをクリックすると共有範囲の設定も行うことができます。

「共有の設定」をクリックすると、詳細な設定変更をすることができます。共有設定をしっかりすることで、共有すべきでないユーザーへの情報漏洩も防ぐことができます。

パワーポイントを共有する際は、共有設定をしっかり確認することが重要です。

パワーポイント資料をPDF化して提出する

パワーポイントで作成した資料はPDFファイルに変換して保存することもできます。

まずはPDFにしたいファイルを開き「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」をクリックします。

保存形式を「PDF」に指定して「保存」をクリックすれば完了です。

PDFとパワーポイントのメリット・デメリット

PDFとパワーポイントはどちらも資料やパンフレットなどで多く用いられており、似ている印象が強い方も多いです。しかし、それぞれ異なる目的で作られており、用途によってメリット・デメリットがあります。

まずパワーポイントですが、これはプレゼンテーション資料の作成用に設計されており、多くの編集機能を持っています。また、アニメーションや動画を追加したりすることもできるため、プレゼンをする場面で大きく役立ちます。デメリットとしては、パワーポイントはファイルサイズが大きくファイル自体を共有したり配布するのにはあまり向いていません。

一方PDFですが、これは印刷や表示をするために設計されており、PCに限らずスマホなどの様々なデバイス・ソフトで閲覧が可能です。また、文字や写真を鮮明に表示できるにも関わらずファイルサイズが軽いといった特徴もあります。デメリットとしては、基本的には編集不可能で、パワーポイントのようにアニメーションや動画など動くものは表示できません。

以上を踏まえると、PDFファイルは以下のケースが向いています。

• 共有用の書類を作成する場合
• 作成したものを印刷する場合
• ダウンロードコンテンツとして作成する場合

結論としては、それぞれ目的が異なるので目的にあった使い方をすることが望ましいといえます。

PDFはあくまで表示用に作られた形式のため、ファイルの共有や配布等に向いています。パワーポイントに関しては、魅力的に見せるための編集機能が揃っており、プレゼンテーションに大きく役立つでしょう。

スライドショーでプレゼンする

パワーポイントではスライドショー機能も使うことができます。

スライドショーの始め方ですが、まず、「スライドショー」タブを開き「最初から」ボタンをクリックします。

すると、最初のスライドが全画面で表示されます。

スライドショー中の操作方法ですが、十字キー「↓」もしくは「→」で次のスライドへ進み、十字キー「↑」もしくは「←」で前のスライドへ戻ります。最後のスライドが表示された状態で次へ移動するとスライドショーは終了します。

また、自動的にスライドショーを動かすには「スライドショーの設定」ボタンをクリックし、「種類」の「自動プレゼンテーション」を選択してOKをクリックします。

続いて、「画面切り替え」タブを開き、「画面切り替えのタイミング」内の「自動」にチェックをいれ、画面切り替えまでの秒数を指定します。

左の「すべてに適用」をクリックして自動化完了です。

また、スライドの切り替え時にアニメーションを適用することもできます。

「画面切り替え」タブを開くとアニメーションのテンプレートが数個用意されているので、適用したいアニメーションをクリックしましょう。

▼アニメーション適用後

アニメーションを用いることで視覚効果を生み、読み手の興味を引き付けるようなプレゼンをすることができるでしょう。

【コツ】見やすいパワーポイントを作るには？

パワーポイントで作成したものは第三者が見る場合がほとんどです。そのため、見やすいパワーポイントの作成を心掛けることが重要です。

読み手にとって見やすい資料を作成するコツは以下が挙げられます。

1. テンプレートを活用する
2. 1スライド1メッセージを意識する
3. フォントを統一する
4. 使う色を絞る
5. 視線の流れを意識する
6. テキストや画像を詰め込みすぎない
7. 強調したい部分はアニメーションを活用する

これらを意識することでより読み手にとって見やすい資料を作成することができます。

【応用編】パワーポイントを縦にする

パワーポイントで作成したスライドは基本的には横画面ですが、縦に変更することもできます。

やり方としては、「デザイン」タブを開き「ユーザー設定」内の「スライドのサイズ」をクリックし、「ユーザー設定のスライドのサイズ」をクリックします。

「スライドのサイズ」ダイアログボックスが出てくるので「スライド」内にて「縦」を選択し、OKをクリックします。

すると以下のウィンドウが出てくるので、どちらかを選択します。

▼最大化を選んだ場合

▼サイズに合わせて調整を選んだ場合

「最大化」を選んだ場合は、元のサイズをそのまま維持して縦にするという形になるので、場合によってはスライドからはみ出してしまう恐れがあります。「サイズに合わせて調整」を選んだ場合、縦向きにしたときのスライドの幅に合わせて調整するという形になるので、最大化のようにはみ出ることはありません。ただし、元の大きさよりもかなり小さくなってしまう恐れもありますので注意しましょう。

【応用編】スライド番号(ページ番号)を整理する

パワーポイントでは各スライドにスライド番号を付けることができます。番号を付けることで、その時に見ているスライドが何ページ目なのかを確認しやすくなるので、ぜひ押さえておきましょう。

まずは、「挿入」タブを開き、「ヘッダーとフッター」をクリックするとダイアログボックスが出てきますので「スライド番号」と「タイトル スライドに表示しない」をチェックし、「すべてに適用」をクリックします。

表紙以外のスライドにスライド番号が付与されます。

【応用編】アニメーションを追加する

パワーポイントでは、文字や画像、グラフなどにアニメーションを付けることができます。プレゼン用の資料にアニメーションを追加することで、聴き手の関心を引くことができます。

アニメーションの適用方法ですが、まずは「アニメーション」タブを開きます。

続いて、スライドの中でアニメーションを付けたい要素(今回はグラフを選択します)を選択し、適用したいアニメーションを選んでクリックします。

▼グラフに「ホイール」を適用

適用したアニメーションは、先ほど解説したスライドショーの際にクリック、もしくは自動で再生されます。

アニメーション機能は、より魅力的なプレゼンを行うための効果的な手段の一つです。しかし、注意すべき点として以下のことが挙げられます。

• アニメーションを付けすぎない
• 強調したい部分にアニメーションを付ける

まず「アニメーションを付けすぎない」という点ですが、スライド内の文字や図すべてにアニメーションを付けてしまうとかえって読みにくくなってしまいます。また、ビジネスシーンでは、個性的なアニメーションを使いすぎると、ふざけた印象を与えてしまう恐れもありますので、アニメーションを過剰につけるのは避けましょう。

あとは「強調したい部分にアニメーションを付ける」という点ですが、特に伝えたい部分にアニメーションを使うことで、聴き手の注目を引くことができます。多くの文章にアニメーションを付けてしまうと、重要な点はどこなのかがわかりにくくなってしまう恐れもあるので、特に強調したい部分のみにアニメーションを付けるよう心掛けましょう。

【応用編】動画を埋め込む

パワーポイントでは、スライド内に動画を埋め込むこともできます。

まずは「挿入」タブを開き「ビデオ」をクリックします。

「このデバイス」をクリックすると、PC本体に保存されている動画を埋め込むことができます。

また、「ストック動画」に関してはあらかじめ用意されている動画を選んで埋め込むことができる機能です。

カテゴリーや検索で埋め込みたい動画を絞り込んで「挿入」をクリックすればストックビデオの埋め込みができます。

「オンラインビデオ」に関しては、ネット上の動画のアドレスを入力して埋め込むことが可能です。埋め込みたい動画のURLをコピーして「オンラインビデオのアドレスを入力する」のテキストボックスに貼り付けします。

入力したURLの動画が出てきますので「挿入」をクリックするとスライド内に動画が埋め込まれます。

ただし、画像挿入と同じく動画にも著作権が付与されている場合がありますので、オンライン動画を利用したい場合はしっかり確認をしてから埋め込みましょう。

【時短】ショートカットキーを使う

パワーポイントでは様々なショートカットキーも用意されています。

ショートカットキーを覚えておくことで資料作成を効率的に進めることができますので、ぜひ覚えておきましょう。

使う場面が多いショートカットキーを以下にまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

これらのショートカットキーは使う場面が非常に多いので、ぜひ積極的に使ってみましょう。

まとめ

本記事ではパワーポイントの基本的な使い方について解説しましたがいかがでしたでしょうか？

パワーポイントを使うことで、高品質な資料を簡単に作成することができ、ビジネスシーンでも多いに役に立つツールです。本記事で解説した基礎部分と注意点を押さえて、ぜひ今後は効果的にパワーポイントを活用していきましょう。