パワーポイントで資料を作成するとき、グラフは欠かせない機能です。数値や比較データなどをそのまま載せるのではなく、グラフ化することで非常にわかりやすくなります。
パワーポイントでは様々な種類のグラフが用意されており、簡単に作成することができます。
しかし、載せたいデータの種類に合っていないグラフを選んでしまうと、かえってわかりにくいグラフになってしまいます。
そこで本記事では、適切なグラフの選び方や見やすいグラフの作り方を解説していきます。ぜひ今後の資料作成にお役立てください。
見やすいグラフとは
まず、見やすいグラフとは、伝えたい情報に対して適切なグラフを使用されているかどうかが重要なポイントです。なぜかというと、伝えたい内容によって使うべきグラフの種類が異なるからです。
パワーポイントでは以下のグラフが用意されています。
- 棒グラフ
- 折れ線グラフ
- 面グラフ
- 円グラフ
- 散布図
- ヒストグラム
これらのグラフを、伝えたい情報に合わせて使い分けることで、より伝わりやすいグラフを作成することができます。
それぞれのグラフの特徴と、得意とするデータの種類について解説していきます。
棒グラフ
まずは「棒グラフ」について解説していきます。
棒グラフとは、様々な項目の数値を比べやすくするための機能です。横や縦の棒を使って、それぞれの大きさを見せることで、どれが一番大きいか、小さいかが一目で分かります。
棒グラフの用途
棒グラフは以下の用途に向いています。
- カテゴリ間の比較
- 時間経過による変化の視覚化
棒グラフは異なるグループの数を比べるときに役立ちます。例えば、いろいろな商品の売れ行きや、地域ごとの人の数を並べて見ることができます。
次に、時が経つにつれて数がどう変わるかを示すのに使います。たとえば、年ごとの会社の売り上げや、毎月のウェブサイトの訪問者数などの変動を見るときです。
棒グラフを使うことで数字を直感的に理解しやすくし、読み手が情報をすぐに把握できるようになります。
縦棒・横棒グラフの作成方法
まずは画面上部の「挿入」タブを開き、「グラフ」ボタンをクリックします。
すると「グラフの挿入」ダイアログボックスが出てきますので、縦棒グラフを挿入したい場合は「縦棒」、横棒グラフを挿入したい場合は「横棒」をクリックし、「OK」をクリックします。
▼縦棒グラフの場合
▼横棒グラフの場合
すると、スライド内に選んだグラフが挿入されます。同時にデータ入力用の「Microsoft PowerPointのグラフ」というウィンドウも出てきます。
ダミーのデータが入力されているので、任意のデータに書き換えましょう。また、項目の数を増やしたい場合は、色分けされている範囲の右下の点を伸ばすと範囲を変更できます。
書き換えができたら×ボタンで閉じます。すると、グラフが書き換えた数値に変更されます。
棒グラフの編集方法
グラフのデータを途中で変更したい場合は、「グラフのデザイン」タブを開き、「データの編集」をクリックします。
すると「Microsoft PowerPointのグラフ」ウィンドウが出てきますので、変更したいデータを書き換えて×ボタンで閉じると反映されます。
折れ線グラフ
続いては「折れ線グラフ」について解説していきます。
折れ線グラフは、数値が時間と共にどのように変化していくかを視覚化するのに適したグラフです。点と点を直線で繋ぎ、動きを一つの線として表します。これにより、データが上下する様子をはっきりと見せることができます。
折れ線グラフの用途
折れ線グラフは以下の用途に向いています。
- 時間と共に変わるデータを見る
- 異なるグループの変化を比較する
- 特定の目標に対する進捗を表示する
折れ線グラフはそれぞれの線が時の流れに沿ってどう動くかを視覚化するのに適しています。特に、長期間にわたる変化や、異なるグループ間での比較、目標達成のための進捗状況などを表すのに適しています。このグラフを使うと、トレンドを見たり、進歩を追ったりするのが簡単になります。
折れ線グラフの作成方法
「挿入」タブを開き、「グラフ」ボタンをクリックします。
すると「グラフの挿入」ダイアログボックスが出てきますので、「折れ線」を選択します。
入れたいグラフを選んで「OK」をクリックすると、スライド内に選んだ折れ線グラフが挿入されます。同時に、データ入力用の「Microsoft PowerPointのグラフ」というウィンドウも出てきます。
ダミーのデータが入力されているので、任意のデータに書き換えましょう。また、項目の数を増やしたい場合は、色分けされている範囲の右下の点を伸ばすと範囲を変更できます。
データを書き換えたら×ボタンで閉じます。すると、書き換えた数値のグラフに変更されます。
折れ線グラフの編集方法
グラフのデータを途中で変更したい場合は、「グラフのデザイン」タブを開き、「データの編集」をクリックします。
すると「Microsoft PowerPointのグラフ」ウィンドウが出てきますので、変更したいデータを書き換えて×ボタンで閉じると反映されます。
面グラフ
続いては「面グラフ」について解説していきます。
面グラフは、折れ線グラフの下の部分を色で塗りつぶしたようなグラフです。この塗りつぶしをすることで、データの変動だけでなく、数の多さも視覚的にとらえやすくなります。
面グラフの用途
面グラフは以下の用途に向いています。
- 時間の経過とともにデータの変化を見る
- 複数のデータを一度に比較する
- 累積データの視覚化
面グラフは、時間の経過と共に積み重なるデータの変化を直感的に表現するのに適したグラフです。色の塗りつぶしがあることで、データの増減だけでなく、その規模も同時に把握できます。特に、異なるカテゴリーのデータを一緒に見せたい時や、長期にわたる累積データを視覚的に示したい時に役立ちます。
面グラフの作成方法
「挿入」タブを開き、「グラフ」ボタンをクリックします。
すると「グラフの挿入」ダイアログボックスが出てきますので、「面」を選択します。
入れたいグラフを選んで「OK」をクリックすると、スライド内に選んだ面グラフが挿入されます。同時に、データ入力用の「Microsoft PowerPointのグラフ」というウィンドウも出てきます。
ダミーのデータが入力されているので、任意のデータに書き換えましょう。また、項目の数を増やしたい場合は、色分けされている範囲の右下の点を伸ばすと範囲を変更できます。
データを書き換えたら×ボタンで閉じます。すると、書き換えた数値のグラフに変更されます。
面グラフの編集方法
グラフのデータを途中で変更したい場合は、「グラフのデザイン」タブを開き、「データの編集」をクリックします。
すると「Microsoft PowerPointのグラフ」ウィンドウが出てきますので、変更したいデータを書き換えて×ボタンで閉じると反映されます。
円グラフ
続いては「円グラフ」について解説していきます。
円グラフは、全体に対する各部分の割合をわかりやすく表示するための機能です。円を要素ごとに分割し、それぞれの大きさが全体に占める比率を表します。
円グラフの用途
円グラフは以下の用途に向いています。
- 全体に占める各部分の割合を視覚化する
- 単純なデータの割合を把握する
- プレゼンなどでわかりやすく伝える
円グラフは、全体の中でそれぞれの要素がどれくらいの割合で存在するかを視覚化するのに適したグラフです。単純なデータの割合などを見せるのに効果的なグラフで、情報をシンプルかつ迅速に伝えることが求められる状況で特に役立つグラフです。
円グラフの作成方法
「挿入」タブを開き、「グラフ」ボタンをクリックします。
すると「グラフの挿入」ダイアログボックスが出てきますので、「円」を選択します。
入れたいグラフを選んで「OK」をクリックすると、スライド内に選んだ円グラフが挿入されます。同時に、データ入力用の「Microsoft PowerPointのグラフ」というウィンドウも出てきます。
ダミーのデータが入力されているので、任意のデータに書き換えましょう。また、項目の数を増やしたい場合は、色分けされている範囲の右下の点を伸ばすと範囲を変更できます。
データを書き換えたら×ボタンで閉じます。すると、書き換えた数値のグラフに変更されます。
円グラフの編集方法
グラフのデータを途中で変更したい場合は、「グラフのデザイン」タブを開き、「データの編集」をクリックします。
すると「Microsoft PowerPointのグラフ」ウィンドウが出てきますので、変更したいデータを書き換えて×ボタンで閉じると反映されます。
散布図
続いては「散布図」について解説していきます。
散布図は、2種類のデータがどう関係しているかを点で表す機能です。これを使って、2つの異なる情報がどう結びついているかを視覚的にわかりやすく見せることができます。
散布図の用途
散布図は以下の用途に向いています。
- 数字ごとの相関関係を調べる
- 異常値や外れ値を特定する
- データの分布の傾向を把握する
散布図は、2つの情報の関係を簡単に見るために適しています。異なるデータ同士に関連性はあるか、特別なデータがあるか、データがどのように集まっているかなど、データの関連性をすぐに把握できます。これにより、データについての深い理解や、重要な発見をする手助けをしてくれます。
散布図の作成方法
「挿入」タブを開き、「グラフ」ボタンをクリックします。
すると「グラフの挿入」ダイアログボックスが出てきますので、「散布図」を選択します。
入れたいグラフを選んで「OK」をクリックすると、スライド内に選んだ散布図が挿入されます。同時に、データ入力用の「Microsoft PowerPointのグラフ」というウィンドウも出てきます。
データを書き換えたら×ボタンで閉じます。すると、書き換えた数値に変更されます。
また、散布図の場合は軸ラベルを追加するとより見やすくなります。散布図の右上にある＋をクリックし「軸ラベル」にチェックを入れます。
軸ラベルを追加したら、任意の値に書き換えましょう。
散布図の編集方法
グラフのデータを途中で変更したい場合は「グラフのデザイン」タブを開き、「データの編集」をクリックします。
すると「Microsoft PowerPointのグラフ」ウィンドウが出てきますので、変更したいデータを書き換えて×ボタンで閉じると反映されます。
ヒストグラム
続いては「ヒストグラム」について解説していきます。
ヒストグラムはデータがどのように分布しているかを示すためのグラフです。データをグループに分け、各グループにどれくらいのデータがあるかを棒グラフで表します。
ヒストグラムの用途
ヒストグラムは以下の用途に向いています。
- 試験の点数の分布を見る
- 製品の品質管理を行う
- 顧客の年齢層を調べる
ヒストグラムは、あるグループの中で異なる値がどれくらいの頻度で発生しているかを見るのに適しています。これにより、データの傾向やパターンを簡単に把握でき、特定のデータが集中している範囲や、以上なデータがないか等確認できます。
ヒストグラムの作成方法
「挿入」タブを開き、「グラフ」ボタンをクリックします。
すると「グラフの挿入」ダイアログボックスが出てきますので、「ヒストグラム」を選択します。
入れたいグラフを選んで「OK」をクリックすると、スライド内に選んだヒストグラムが挿入されます。同時に、データ入力用の「Microsoft PowerPointのグラフ」というウィンドウも出てきます。
データを書き換えたら×ボタンで閉じます。すると、書き換えた数値に変更されます。
ヒストグラムの編集方法
グラフのデータを途中で変更したい場合は、「グラフのデザイン」タブを開き、「データの編集」をクリックします。
すると「Microsoft PowerPointのグラフ」ウィンドウが出てきますので、変更したいデータを書き換えて×ボタンで閉じると反映されます。
また、ヒストグラムの幅は自動で決められますので、数字の区切りはバラバラになります。
この区切りを好きな数字に整える方法がありますので解説します。
まずヒストグラムを選択した状態で右クリックし、「プロット エリアの書式設定」をクリックします。
プロット エリアの書式設定が開かれるので「プロット エリアのオプション」をクリックします。
「横軸」を選択します。
一番右の「ヒストグラム」のアイコンをクリックし「軸のオプション」をクリックします。
「ピンの幅」を選択し、好きな数値に変更します。変更したら×ボタンで閉じます。
変更した値にヒストグラムの幅が変更されます。
グラフの色を編集する
続いては、挿入したグラフを好きな色に変更する方法を解説します。
まず、グラフを選択した状態で、グラフの右上にある筆アイコンをクリックします。
すると、吹き出しが出てきますので、上部の「色」を選択し、好きな色に変更します。
また、データごとに色を変更するには、まず変更したい棒、または面をクリックします。※画像では一番左の水色を選択しています。
次に「書式」タブを開き、「図形の塗りつぶし」をクリックして色を選択します。
「書式」タブではほかにも様々な効果を適用することができますので、ぜひ試してみましょう。
グラフにアニメーションを追加する
パワーポイントで作成したグラフには、アニメーションを加えることも可能です。特に強調したいときに使うと、プレゼンの聴き手に対して注目を集めることができるので、効果的なプレゼンをすることができます。
アニメーションの付け方ですが、まずはアニメーションを適用したいグラフを選択した状態で「アニメーション」タブを開きます。
アニメーションの中から「ワイプ」を選択します。
すると、グラフ全体にアニメーションが適用されます。グラフの棒ごとにアニメーションを適用するためには、「効果のオプション」をクリックし、下部にある「項目の要素別」をクリックします。
すると、棒ごとにアニメーションが適用され、順番に表示されるようになります。
編集ができない！確認すべきこと
グラフの編集ができなくなった場合はどうすればいのでしょうか？そんな時の対処法について解説します。
グラフが編集できない原因については主に以下が挙げられます。
- グラフのデータ量が大きい、または複数のグラフが挿入されている
- 読み取り専用モードで開いている
- ファイル自体の損傷
まずデータ量についてですが、グラフ化するデータの量が多すぎる場合や、一つの資料に複数のグラフを挿入している場合は処理に時間がかかってしまう可能性があります。
そのため、多くのデータを処理したい場合や複数のグラフを挿入したい場合はExcelを使うことをおすすめします。グラフのみExcelで作成し、それを画像で保存してからパワーポイントに貼り付けるといった補法で改善できます。
また、パワーポイントのファイルを共有していて、すでに誰かがファイルを開いている状態で同じファイルを開いた場合は「読み取り専用モード」になります。読み取り専用モードで開いた場合は編集箇所を保存することができません。保存できるようにするには、誰も開いていない状態でファイルを開く必要があります。
あとは、パワーポイントのファイルが何らかの理由で損傷している可能性もあります。損傷している場合はファイル自体開けなくなってしまいますので、常にバックアップを取っておくよう心がけましょう。
グラフツールが出ない場合
グラフツールは無料版のMicroSoft365だと利用できません。Webブラウザで無料で利用できますが、グラフ機能はついていないため、グラフを使いたい場合はMicroSoft365の有料プランを契約するか、製品版のOfficeを購入しましょう。
ただし、無料版のExcelではグラフツールが使えますので、コピーペーストで貼り付けることもできます。
まとめ
本記事では、パワーポイントで使える様々な種類のグラフについて詳しく解説しましたがいかがでしたでしょうか？
それぞれのグラフがどんな情報を伝えるのに適しているか、また具体的な作成、編集方法を理解することで、視覚的に魅力的で伝わりやすいプレゼンテーション資料を作成することができます。
ぜひ、今後の資料作成に役立ててみてください。
