近年、社内の業務の効率化の手段として、「RPA」が注目を浴びています。
「RPA」を導入することにより、今まで人の手で行われていたメール送信作業やレポート作成作業などの定型業務を、ロボットに代行させることによって、人手不足を解消したり人件費の削減などの効果が期待できます。
「RPA」とは何かはこちらの記事で解説しています↓
しかし、RPAの導入の手順や準備を間違えてしまうと、運用に失敗し、さらなるコストを生む原因になりかねません。
そこで、本記事では運用に失敗しないための一般的なRPA導入の流れについて
- 業務の洗い出し
- ツール選定
- トライアル
- 本格導入・運用
の4ステップに分けて詳しく解説していきます。
RPAの導入をお考えの方は是非参考になさってください。
導入の手順
手順① 業務の洗い出し
RPA導入の手順、１つ目は「業務の洗い出し」です。
自動化する業務の規模にもよりますが、RPA導入を担当するメンバーやプロジェクトチームを発足し、自動化をする業務を洗い出しましょう。
判断が必要な業務や、人間の手でやったほうが効率的な業務などがあるかもしれません。
現場の意見を交えながら、業務ごとのプロセスをしっかり把握することが大切です。
業務の洗い出しをしないまま導入してしまうと、あまり効率化できなかったり、RPAの恩恵を受けられなくなってしまう恐れがあるので注意が必要です。
手順② ツール選定
RPA導入の手順、2つ目は「ツール選定」です。
業務の洗い出しが終わったら、続いては導入するRPAツールの選定です。
自動化する業務の内容や工数によって、対応可能なRPAツールが変わるので、導入コストも含めて自社にあったツールを選定していきます。
こちらの記事で中小企業向けのRPAツールを5つまとめています↓
手順③ 試験運用
RPA導入の手順、3つ目は「試験運用」です。
RPAツールの選定が終わったら、試しにロボットを制作し、範囲を限定して試験的にRPAを稼働させてみましょう。
実際に稼働させてみることで、問題点が見えてくるかもしれません。
問題点が出てきたらその都度修正をし、本格運用に向けての準備を整えましょう。
本格運用をしていく前のテストは必須ですので、必ず行いましょう。
また、無料でトライアルを受付している会社も多くあるので、費用をかけたくなければ無料トライアルを行っている会社でのご相談をオススメします。
手順④ 本格導入・運用
RPA導入の手順、最後は「本格導入・運用」です。
トライアルの時点で出てきた問題点を改善したら、やっと本格導入・運用のスタートです。
運用中も業務のプロセスが変わったり、担当者が入れ替わったりなどの変化があると思います。それに合わせてRPAの動作を変えたり、改善が必要になってきます。
また、導入前と導入後でどれくらい効果が得られたのかをデータ化しておく事によって、さらに自動化の幅を広げ、今後の業務改善に役立つことでしょう。
まとめ
RPAを導入し、大幅な業務効率化やコスト削減に成功している企業は、今や数多く存在します。ただ、導入の背景にはこうした入念な事前準備があります。
先述したとおり、準備を怠ってしまうと運用に失敗するリスクが大きくなってしまい、最悪の場合はRPAの恩恵が受けられず、コストだけ無駄になってしまうこともあります。
また、中小企業の場合はRPAを社内で運用する人材の確保も大企業と比べると一苦労なことも非常に多く導入自体を諦めざるを得ないこともあります。
導入にはそれなりの労力と時間がかかりますので、「RPAの導入」が目的になってしまいがちですが、本来の目的は「業務の効率化」や「コスト削減」なので、その点を見失わないように注意しましょう。
最後に
- 事前準備や運用にかける人材を確保できない
- 専門知識がない
- 早めに導入したい
などの理由で、中々導入まで踏み切れていない企業様も多くいらっしゃいます。
そういった企業様向けに、弊社ではRPA導入支援を行っております。
純国産RPAツール「MICHIRU RPA」を用いて、業界最安値レベルにて、導入からロボット制作、保守まで一気通貫でサポートしております。
自動化する業務を弊社の専任スタッフがヒアリングし、自動化が可能な業務であれば、あとは弊社でロボット制作・運用・保守まですべて行いますので、大幅なコスト削減が見込めます。
